Czasy się zmieniają a wraz z nimi również przepisy są dostosowywane do realiów. To co wydawało się abstrakcją dekadę temu, dziś jest standardem. Rejestracja spółki z o.o. Online? Czemu nie, jest to możliwe i nieskomplikowane. Podobnie dalsze czynności związane z prowadzeniem biznesu można dokonywać zdalnie, w tym zawierać umowy na odległość z klientami, kontrahentami.

Dokumenty elektroniczne w chmurze

Działalność spółki może odbywać się wyłącznie wirtualnie, to jednak w dużej mierze zależy od charakteru działalności. W wielu przypadkach wszelkie dokumenty spółki są tworzone w chmurze oraz przechowywane. Systemy obiegu dokumentów pozwalają współpracować setkom pracowników z całego świata w jednym systemie, na wspólnych zasobach. Tym samym nie ma potrzeby archiwizowania, drukowania mnóstwa papierowych umów, faktur. Jest to nie tylko szybsze, wygodniejsze ale i ekologiczne. Umieszczając dokument w chmurze można go udostępnić określonemu gronu, poddać obróbce, powiązać z innymi dokumentami itp. Dokumentacja online to także rozmaite zaświadczenia jak wyciąg z KRS, czy raport giełdowy, gwarancja bankowa. Korespondencja z ZUS, US również została przeniesiona w sferę wirtualną poprzez elektroniczne skrzynki i konta przedsiębiorcy. Trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie nie tylko spółki ale jakiejkolwiek działalności gospodarczej bez dostępu do sieci.

Komunikacja na odległość

Poza pocztą elektroniczną aktualnie popularne są kanały umożliwiające video w czasie rzeczywistym. komunikatory internetowe to codzienność współczesnych firm, jednak poza komunikacją wewnętrzną, komunikacja z klientem, dostawcą, partnerem biznesowym także jest często prowadzona wyłącznie zdalnie. Tym sposobem odbywają się zarówno zebrania robocze, spotkania raportujące z zarządem, ale także zgromadzenia wspólników, posiedzenia zarządu i wiele innych.

Umowy podpisywane elektronicznie

Od pewnego czasu na popularności w biznesie zyskują umowy i dokumenty handlowe z podpisem elektronicznym. To wygodny i szybki sposób na podjęcie określonych działań biznesowych bez potrzeby osobistego spotkania stacjonarnego. Bez wątpienia możliwość podpisu na odległość ogranicza koszty czasowe jak i finansowe działalności. Wielomilionowe kontrakty można negocjować online, jak i podpisywać w ciągu chwili podpisem elektronicznym, który jest szyfrowany i zabezpieczony. Tym sposobem Internet zmienił oblicze biznesu.

Podpis elektroniczny a prowadzenie działalności

Posiadanie i posługiwanie się aktywne podpisem elektronicznym przydaje się również na potrzeby prowadzenia firmy. W praktyce sygnatura podpisu elektronicznego pozwala na wzięcie udziału w zgromadzeniu wspólników spółki zdalnie. Elektroniczny podpis pomaga akceptować dokumenty handlowe i księgowe będąc w delegacji, a nawet na urlopie z daleka od firmy. Nawet rejestracja spolki zoo możliwa jest w pełni online pod pewnymi warunkami. Jak się okazuje w wielu obszarach podpis elektroniczny ułatwia funkcjonowanie we współczesnym świecie. Podpisy elektroniczne pozwalają zarówno na załatwienie szeregu spraw urzędowych online, w pełni bezpiecznie, ale również są używane i honorowane w biznesie B2B.